E-teczki pracownika, cyfryzacja biura z enova365
E-dokumentacja pracownicza (zwana również jako e-teczka) tworzona jest poprzez cyfrową kopie dokumentacji papierowej i zaimplementowanie jej do programu księgowo-kadrowego. Ważnym aspektem jest aby kopia cyfrowa była dobrej jakości. Przede wszystkim pozwoli to na uniknięcie odszukiwanie oryginalnego dokumentu papierowego w archiwum. Poznaj zalety e-teczki pracownika i zobacz w jaki sposób możesz zaoszczędzić czas i pieniądze.
Odwzorowanie archiwum papierowego oraz bieżące tworzenie e-teczki pracownika
- e-teczki podzielone są na odpowiednie części A, B, C, D wraz z metryką dokumentu
- możliwość udostępnienia e-teczki w pulpicie pracownika (dowiedz się więcej) jeszcze bardziej usprawniając procesy kadrowe
- Wydawaj dokumentacje pracowniczą w postaci elektronicznej jako skompresowanego pliku zawierającego wszystkie odwzorowania cyfrowe w postaci pdf, metadane w formie xml. Plik musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym
e-teczki enova365 a RODO
Gromadzenie i przetwarzanie w formie elektronicznej e-teczki pracowników wymagają ochrony ze względu na wymogi prawne rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Ze względu na to wskazane jest właściwe zabezpieczenie danych uwzględniając:
- Poufność: dostęp do elektronicznych teczek z pewnością tylko dla osób upoważnionych
- Integralność: zapewnienie, że zgromadzone w e-teczce dane będą prawidłowe
- Dostępność: zapewnienie dostępu do e-teczek i związanych z nimi informacjami tylko upoważnionym osobom w wymaganym miejscu i czasie zgodnie z określonymi potrzebami
- Kompletność: informacje w e-teczkach powinny być bezsprzecznie zgodne z zapisami przepisów sektorowych
enova365 spełnia wymagania stawiane przez RODO
w zakresie bezpieczeństwa przetwarzanych danych m.in. dzięki:
- Regularnym testom bezpieczeństwa prowadzone przez niezależne podmioty;
- Szyfrowaniu danych;
- Mechanizmom konfiguracyjnym pozwalającym nadać uprawnienia wglądu do e-teczek
pracowniczych tylko wybranym użytkownikom systemu; - Mechanizmom monitorującym operacje wykonywane na danych osobowych;
- Pseudonimizacji danych osobowych;
- Możliwości wykonywania kopii bezpieczeństwa w chmurze Microsoft Azure do Data Center
zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej.
Podsumowanie:
